O que são controles internos?

Uma das funções administrativas, o controle, é de vital importância para as empresas. Independente do porte, sem ele, não há como verificar o bom desempenho dos recursos e avaliar a necessidade de ações corretivas quando necessárias.

O que é controle interno?

"É o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas necessárias para resguardar os ativos, verificar adequação e oferecer suporte para que sejam produzidos dados contábeis confiáveis. Serve também para ajudar a administração a gerenciar adequadamente os negócios".

Objetivo do controle interno é evitar fraudes, erros e ineficiências. O controle interno serve para verificar se os funcionários estão seguindo o manual de procedimentos internos e apurar responsabilidades. Para que o controle seja efetivo, é necessário identificar necessidades de atualizações ou definição de novos controles. 

Exemplos de rotinas contábeis que demandam controles internos:

-  Relacionados a conferência, para cálculos trabalhistas e tributários.
- Controles físicos sobre ativos, para bens do ativo imobilizado, estoques e dinheiro em caixa.

Exemplo de controles internos para as rotinas administrativas: 

-  Análises de lucratividade por linha de produtos;
-  Análise das variações entre orçado e realizado;

O sistema de gestão irá auxiliá-lo para realização de diversas rotinas, mas durante o processamento desses registros, os setores (faturamento, financeiro, pessoal, contabilidade) devem adotar a melhor forma de controle que é determinada pela Administração. 

Para o setor contábil, um exemplo de formalização, é usualmente uma planilha eletrônica como o Excel, para conferência de cálculos das provisões trabalhistas e apuração de impostos, para posterior confronto com o sistema de gestão. 

Para o setor financeiro, a assinatura do gestor responsável é usualmente o controle para a aprovação/ autorização de pagamentos a fornecedores. É claro que condicionada a apresentação de documento fiscal e contrato, bem como da evidência do efetivo recebimento do produto ou serviço e se encontram-se em boas condições de qualidade. É importante formalizar através de uma "ordem de compra", seguir a política de aprovação de orçamentos para fornecedores.

As empresas que contratam auditores independentes, já conhecem a importância dos controles internos para identificar e corrigir distorções nos saldos contábeis. O auditor irá avaliar os controles relacionados as demonstrações financeiras, para que eles emitam opinião sobre as demonstrações financeiras.

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Muito obrigado por nos acompanhar!

Da formação de preço a criação de valor

Este é um dos meus assuntos favoritos. Estava ansioso para escrever um artigo com este tema. Finalmente, este dia chegou.

Veja quais são os conceitos fundamentais, desde a formação do preço até a percepção de valor pelo cliente. 

Como formar preço?

Uma dúvida comum dos empresários é: ter um preço atrativo que permita vender em grandes quantidades ou vender pouco, porém, com valor agregado.

Normalmente, a estratégia de oferecer o mais barato esbarra em um problema, que é a qualidade.
Conhecendo o perfil dos seus clientes, é possível definir uma estratégia para atendê-los. Isto começa com uma boa pesquisa de mercado. 

Mas, quais seriam as principais ações para formar adequadamente o preço?

A primeira ação, é anotar em um papel em branco: 
Qual é o meu produto ou serviço?
A quem oferecê-lo? 
A que preço? 
Qual o problema que meu produto ou serviço irá atender?

A segunda ação, é conhecer quais são os cálculos fundamentais para determinar como formar preço. Saber quais são os impostos incidentes, seja na indústria, comércio ou prestação de serviços. 

Mas, você sabe como oferecer a um preço justo?
Formar o preço, começa com o conhecimento de seus custos e definição da sua política de preços. Analisar e revisar frequentemente: lucratividade, rentabilidade, margem de contribuição e ponto de equilíbrio (Break Even Point).

E quais são os conceitos fundamentais, desde a formação do preço até a percepção de valor pelo cliente? 

1) "Lucratividade é a relação entre as receitas e os custos gerados ao se usar os ativos da empresa". Como calcular? 

(Lucro Líquido/ Receita Bruta) x 100

2) "Rentabilidade é a remuneração do capital próprio". Como calcular? 

 (Lucro Líquido/ Patrimônio Líquido) x 100 

3) "Margem de contribuição é a quantia com que cada unidade vendida contribui para pagar os custos fixos". Como calcular?

Margem de Contribuição = Preço de Venda - Custos e Despesas Variáveis

 % Margem de Contribuição = (Margem de Contribuição/ Preço de Venda) x 100

4) "Ponto de equilíbrio, é o número de unidades que devem ser vendidas para cobrir todos os custos fixos". Como calcular?

Volume do ponto de equilíbrio = Custos fixos / Margem de Contribuição Unitária

Finalmente, para a criação de valor, citamos o que você deve ter sempre em mente:

1) "Seus clientes pagarão o valor justo, somente quando perceberem que o benefício gerado supera o valor do custo".

2) "Ofereça tanto valor, que as pessoas vão se preocupar se estão pagando o suficiente para você".

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Um forte abraço e até a próxima semana!

Como a empresa pode remunerar os sócios?

Como a empresa pode remunerar os sócios? Esta é uma eterna dúvida dos empreendedores. Afinal,  após tantos investimentos na empresa, é preciso definir quanto deverá retornar e que seja de forma satisfatória.

Agora, quais são os principais cuidados necessários para não comprometer o fluxo de caixa da sua empresa?

Como remunerar adequadamente os sócios?

1) O pró-labore, é a remuneração do sócio decorrente da sua prestação de serviços. Há incidência do imposto de renda e da contribuição previdenciária, é recomendável respeitar este rendimento como se fosse um "salário" para manter a empresa saudável em aspectos financeiros. 

Assim, não se confunde o gasto pessoal com o da empresa, certo?

2) Distribuição de lucros. Há isenção do Imposto de Renda e não sofre a incidência da contribuição previdenciária, mas deve-se observar atentamente os seguintes critérios:

O primeiro, é condicionado a existência do lucro contábil, porque há um limite para distribuição com isenção.

Poderá remunerar ao sócio de empresa optante pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido.

Sobre este limite, é deduzido o valor do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e depois pode ser pago ao sócio.

Por este motivo, é importante ter a contabilidade regular, para atentar ao limite de isenção e comprovar a existência do lucro, quando necessário.

E o segundo, embora controverso e não temos a intenção de entrar neste mérito neste artigo, é vedada a distribuição de lucros para empresas com débito tributário. Por este motivo, apenas reforçamos a importância de acompanhar a sua situação fiscal.

3) Os Juros Sobre o Capital Próprio, é recomendado para grandes empresas, que possuem um patrimônio líquido representativo. É calculado pela aplicação da Taxa de Juros a Longo Prazo (TJLP) sobre as contas do Patrimônio Líquido.

Há incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) de 15%, como tributação exclusiva na fonte para o sócio. A dedutibilidade dos juros sobre o capital próprio (para fins do lucro real) é integral. Esta dedutibilidade está condicionada a um limite: o maior valor entre os 50% do Lucro Líquido ou 50% do Lucro Acumulado.

Agora que já conhecemos as formas de remunerar o sócio, podemos analisar cada uma e ver quais são seus reflexos, vantagens e desvantagens. O que pode ser bom para a empresa, sem comprometer o fluxo de caixa e para o sócio, com base no planejamento tributário e também no planejamento financeiro.

Para que seja possível um aumento na remuneração dos sócios, sem comprometer as finanças, é sempre recomendável avaliar se haverá um aumento estável também nas receitas, para não desequilibrar as finanças.

Pela exposição do seu capital ao risco das operações, que a remuneração do sócio deve ser estudada da melhor forma e de acordo com as suas necessidades. Até mesmo porque, ao decidir investir nesta atividade, significa que ele acreditou que terá um bom retorno. Foi justamente este o objetivo deste artigo, indicar como remunerar adequadamente o sócio.

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Muito obrigado e boa semana!

O profissional contábil e o código de ética

Atualmente, vivemos um momento de forte questionamento dos valores e moral na política. Mas, pequenas atitudes no dia a dia de qualquer cidadão, podem ser consideradas similares a de quem não atua de forma digna, que nosso país tanto precisa e merece.

O código de ética, foi aprovado pela Resolução 803/96 do Conselho Federal de Contabilidade, onde são indicados os "mandamentos" que o profissional da área contábil deve seguir.

Por que este tema é importante?

Porque o momento que vivemos exige esta reflexão. Por exemplo, procurar o bom serviço a um valor justo. Algumas empresas estão em dificuldades, o que não significa que seja ético oferecer serviços com a finalidade de "reduzir seus custos com honorários".

Para justificar, citamos alguns artigos da já mencionada Resolução:

Com relação ao bom: "É um dever exercer com zelo, diligência, honestidade e capacidade técnica, observada toda a legislação vigente, em especial aos Princípios de Contabilidade, e resguardados os interesses de seus clientes e/ou empregadores, sem prejuízo de dignidade e independência profissional".

Com relação ao valor justo: "Fixar o valor dos serviços, por contrato escrito, considerando a relevância, o vulto a complexidade e a dificuldade do serviço a executar, bem como o tempo necessário para realização". "É vedado ao profissional oferecer ou disputar serviços profissionais mediante o aviltamento de honorários ou em concorrência desleal".

Me permitem um comparativo? Alguns anos atrás surgiu um movimento de apoio as empresas que divulgavam ações de Responsabilidade Social, não é mesmo? Estas empresas conquistaram a atenção de um público consumidor, que se identificava com estas ações e preferiam comprar destas empresas, dentre outros motivos, pelos benefícios que proporcionavam à sociedade.

Da mesma forma, espero que os empresários tenham preferência pelos bons profissionais. Os que são éticos e competentes, porque trata-se de uma responsabilidade que merece estar em boas mãos. Seria uma "seleção natural", onde aqueles que desprezassem a importância da ética, ficariam sem mercado.

Aos contadores, o comprometimento e o zelo com o prestígio da classe e do código de ética, representa respeito com os colegas de profissão. Isto é importante porque merecemos reconhecimento e valorização.

Aos colegas estudantes, que não se desviem dos princípios e valores. Adotem a boa prática profissional, que lhes foram qualificadas pelas instituições de ensino em sua formação acadêmica.

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Um forte abraço e até a próxima semana!

O papel do contador e o que é contabilidade

Uma das definições que mais me agrada sobre contabilidade, aprendi em 1998 quando ainda cursava o técnico em contabilidade. Decorei e nunca mais esqueci: "É a ciência que estuda, registra, controla, analisa e informa sobre o patrimônio da empresa".  

Se você acompanhou nosso artigo anterior sobre "O Profissional Contábil e o Código de Ética", não pode perder este. Irá ajudá-lo a entender melhor as responsabilidades e habilidades necessárias ao profissional contábil.

Mas afinal, para que serve a contabilidade?

A contabilidade, através de suas técnicas específicas, serve para registrar todos os atos e fatos administrativos, demonstrar os saldos em balancetes mensais e nas Demonstrações Financeiras. Hoje, os livros Diário, o Razão, entre outros, estão em versões eletrônicas (digitais). 

Alguns empresários o conhecem como o responsável pela emissão de guias e documentos de arrecadação federal, estadual e municipal. Citamos a GPS (Guia da Previdência Social), DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal), a GRPR (Guia de Recolhimento do Estado do Paraná) e para Prefeitura Municipal de Curitiba, o Documento de Arrecadação Municipal (DAM).

As obrigações acessórias ainda consomem muito tempo deste profissional, que além de atuar em diversas especialidades, poderiam ser mais participativos e orientar as decisões mais importantes da empresa.

Com o passar dos anos, a profissão evoluiu e continua evoluindo muito. Recentemente, até passamos por uma adequação às Normas e Padrões Internacionais: International Financial Reporting Standards (IFRS).

Citamos outras importantes responsabilidades atuais:

1) Escrituração Fiscal Digital Contribuições (PIS e COFINS) e Escrituração Fiscal Digital (ICMS/ IPI). 

2) Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

3) Ainda, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

4) E por último, as mais importantes: O Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) e Demonstração dos Lucros e Prejuízos Acumulados (DLPA), e ainda as Notas Explicativas.

Sua principal função é produzir informações úteis aos usuários (sejam eles internos ou externos) para que sejam tomadas decisões. 

O perfil procurado para o profissional, exige habilidades avançadas em informática, como o uso de Sistemas de Gestão ERP (Enterprise Resource Planning), o pacote da Microsoft Office (ou equivalentes) principalmente planilha eletrônica como Excel. Nos cargos mais avançados, bons conhecimentos em Sistemas de Business Intelligence (BI).

Destacamos a importância do inglês, porque algumas multinacionais dão preferência em suas contratações aos candidatos capacitados em uma língua estrangeira, para reportar as informações locais a nível global.

Uma das mais importantes  habilidades é a interpretação e atualização as normas legais vigentes, sejam elas trabalhistas ou tributárias. Esta é uma das mais complexas, pois muda constantemente.

Muita organização para classificação de documentos, capacidade em cumprir prazos que quase sempre são curtos.

Enfim, um contador pode atuar ainda, como professor, empresário de escritório contábil, auditor independente, consultor, perito contábil, especialista em cálculos tributários, especialista em cálculos trabalhistas, entre várias outras.

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Muito obrigado e até a próxima semana!

Atenção especial as rotinas trabalhistas desde a admissão

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento onde registram-se todas as atividades do trabalhador. Nela são anotadas as férias, alterações salariais, data de admissão e rescisão, entre outras.

O nosso tema de hoje é sobre as rotinas trabalhistas e documentos necessários para a admissão de funcionário. Veja quais são os documentos necessários:

Quais são os documentos necessários para admissão do funcionário?

1) Carteira de Trabalho e Previdência Social

2) Cédula de Identidade (RG) 

3) Título de eleitor

4) Certificado de Reservista

5) Cadastro de Pessoa Física (CPF)

6) Exame médico admissional

7) Foto 3 x 4

8) Certidão de casamento

9) Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, 

10) No caso do salário família: caderneta de vacinação, comprovação de frequência escolar.

Com estes documentos, o empregador manterá no livro registro de empregados, fichas ou sistema eletrônico, todas as informações dos empregados.

Também deverá manter a carteira atualizada: na data-base, quando solicitado pelo trabalhador, na rescisão ou quando houver necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

Nos últimos anos, surgiram novas necessidades de adaptação as rotinas. Como por exemplo o "ponto eletrônico", que substituiu o "cartão ponto". 

Sempre foi necessária uma atenção especial para todas as rotinas trabalhistas. Principalmente agora, quando o assunto do momento é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que exigirá uma nova adaptação a rigidez sobre as informações prestadas. 

Estas mudanças representam uma nova forma de relacionamento entre o fisco e o contribuinte, mais moderna. Por isso é importante estar atento a todas as rotinas, desde a admissão do funcionário. 

Em breve, mais novidades sobre o tema. Obrigado por nos acompanhar. 

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Um forte abraço e até a próxima semana!

Quero abrir minha empresa, como constituir?

A burocracia para constituir uma empresa, dificulta a agilidade na abertura. Normalmente, leva  mais de 30 dias até que seja concluído todo o processo. Siga o passo a passo.

Agradeço pelas 600 visualizações do blog, já no primeiro mês. Em breve, mais novidades sobre este tema, continue nos acompanhando.

Da ideia até o início da atividade, há muitas etapas a serem seguidas. Definir o local de atividade, o montante necessário para compor o capital social, entre outros. Não estamos abordando neste tema, como abrir como abrir o Micro Empreendedor Individual (MEI), que tem algumas particularidades. 

Mas afinal, por que é demorado abrir uma empresa e iniciar as atividades? 

1) É necessário formalizar uma consulta comercial na prefeitura, para ver se é possível exercer a atividade no local e aguardar o deferimento. 

2) Fazer uma consulta do nome empresarial na Junta Comercial do Estado.

3) Elaborar o contrato social e registrá-lo na Junta Comercial. 

4) Transmitir o pedido de inscrição do CNPJ.

5) Se tiver atividade comercial ou industrial, será necessária a Inscrição Estadual. Ou se for prestador de serviços, a Inscrição Municipal.

6) São exigidas taxas municipais que dependem da atividade, como por exemplo: Vigilância Sanitária. 

7) São exigidas taxas estaduais. Citamos: Pagar e aguardar a vistoria Corpo de bombeiros e IAP (Instituto Ambiental do Paraná). 
8) Há ainda possibilidade de alguns processos ficarem em exigência, o que resulta em retrabalho e aumenta o tempo de espera.
9) São frequentes as visitas ao cartório, para cópias autenticadas e em certas ocasiões, reconhecimento de firma. São solicitados vários documentos.

É claro que houveram esforços e avanços nos últimos 10 anos, como por exemplo o "coleta online" e o "cadastro sincronizado" da Receita Federal. Mas o ponto principal, é que a sociedade precisa e deseja muito, serviços públicos de qualidade. Que sejam viáveis e ágeis. O interesse na qualidade do serviço público não é exclusiva do empresário quando decide formalizar sua atividade, mas de todo cidadão. Há outras carências: no ensino, segurança, saúde, entre outros. Afinal, a empresa é uma das principais fontes de arrecadação para o governo, não é mesmo?

Se você acha que seus amigos também gostariam de ler esta matéria, por favor, compartilhe com eles. Apreciaria muito. 

Um forte abraço e até a próxima semana!