Como melhorar os resultados da minha equipe, é uma série de dicas em artigos voltados para melhorar a gestão do tempo da sua equipe. Com exemplos práticos de problema, consequências e opções de solução.
Muitas vezes, desenvolver um sentido de onde estamos para onde gostaríamos de chegar, não é uma tarefa tão simples quanto parece.
Pensando nisto, produzimos este artigo. Para ajudá-lo a conquistar um pouquinho a mais de sucesso todos os dias.
Recomendamos esta leitura, porque precisa começar ainda hoje a montar seus comparativos para identificar a situação atual e a desejada. Afinal, "tempo é dinheiro!"
1) Gestão do tempo
Problema:
As equipes estão cada vez menores. Em muitos casos, o volume de trabalho até aumentou. O que desperta o interesse em todas as empresas é: como aumentar a produtividade?
Com que frequência são revisados nossos procedimentos internos, com o objetivo de identificar retrabalhos? Nada mudou durante todo este período? É possível eliminar e/ou corrigir estes erros que estão consumindo tempo? Quais mudanças devemos propor? Como podemos relacioná-las e depois, priorizá-las?
Líder, delegar é fundamental. Mas ter certeza que há clareza na comunicação entre o receptor e o emissor, faz toda a diferença.
Imagine as consequências de refazer uma determinada tarefa devido a um problema de comunicação.
Consequências:
Retrabalho, perda de tempo, erros, produtos sem qualidade, devoluções, reclamações dos clientes, prejuízo...
Solução:
Se for possível, utilize a tecnologia como aliada. Avaliando o fluxo de trabalho, sempre questione e avalie se existe uma forma mais fácil, rápida e segura de concluir uma tarefa.
Um exemplo: Alguns anos atrás, coordenava uma equipe de consultoria tributária, que demandava cinco especialistas durante uma semana inteira para concluirmos um trabalho. Hoje, este mesmo trabalho, pode ser feito em um nível de exatidão muito melhor, com apenas uma pessoa e em apenas uma hora.
Avaliar quais rotinas da sua empresa podem ser automatizadas, com o mesmo nível de qualidade.
2) Gestão de treinamentos:
Problema:
Já observou alguma vez, enquanto aguarda na fila do caixa para pagar algo, o funcionário perguntando ao colega como faz para emitir sua nota fiscal no sistema? Sabe quanto isto custa, né? O salário de quem ensina, mais o de quem está aprendendo!Já parou para pensar com que frequência isto ocorre? E se o cliente nunca mais voltar, devido ao atendimento? É possível mensurar isto?
Consequência:
A falta de investimento em treinamentos pode resultar até na perda de clientes devido a falta de qualidade no atendimento, ou seja: prejuízo novamente!
Solução:
Imagine se fosse possível nivelar o conhecimento através de treinamentos internos. Separar quatro horas por mês ou alguns minutos por dia para esta finalidade. Como se fosse um ensaio mesmo. Já pensou quanto esta iniciativa pode contribuir para evitar este problema?
Outro caso: Supondo que seu vendedor não esteja oferecendo adequadamente seus produtos ao cliente.
Como você identificaria esta situação? Perguntando ao vendedor como ele ofereceria este produto ao cliente que acabou de entrar na loja.
Neste momento, recomendo que tenha sutileza para evitar que seja interpretado de forma ofensiva. Então, ele irá mostrar.
Quando terminar, será sua vez de falar. "Olha, fulano, não seria melhor se nós fizéssemos desta forma"?
Então, demonstre como prefere que seja feito. Mas com a firmeza necessária para provocar uma mudança de comportamento.
3) Processos:
Problema:
Novos colaboradores normalmente têm uma visão muito limitada dos processos e fluxo de informações. Pode ser difícil para se adaptarem, devido ao porte da empresa ou a quantidade elevada de funcionários.
Não conhecer os responsáveis, quais caminhos que a informação deve seguir, quais os resultados finais esperados, a quem a informação será útil, a importância das suas atribuições e como influencia a atividades dos demais, tornará sua adaptação mais difícil.
Exemplo:
Imagine como pode parecer complexo identificar no processo industrial, se ocorre perda de tempo decorrentes de uma distribuição inadequada do layout ou até mesmo pela inobservância da sequência ideal do processo produtivo.
Isto deve ser cuidadosamente pensado, desde o recebimento e armazenagem da matéria prima, que precisam ficar alocadas próximas ao local onde ocorrerá a industrialização até a organização dos produtos acabados, com o objetivo de facilitar a expedição e distribuição ou transporte.
Consequência:
A falta de informação destes processos pode resultar em erros, problemas de comunicação, perda de tempo, retrabalhos, perda de competitividade no mercado decorrente de ineficiência operacional, mal aproveitamento da capacidade produtiva, limitação da produção, falta de organização do estoque, ou seja: prejuízo!
Solução:
Formalizar o fluxo de informações e disponibilizá-lo aos novos colaboradores. Assim, poderá consultar no manual de procedimentos, de forma organizada, clara, fácil e rápida, com o objetivo de proporcionar uma visão sistêmica da organização.
Neste manual devem constar os principais resultados esperados, como executar tarefas, quem são os responsáveis relacionados, quais funções exercem e qual departamento eles pertencem. O que achou do nosso tema de hoje? Gostaría de descobrir como podemos ir além e alcançar os melhores resultados? Ótimo! É só clicar aqui para agendar uma consultoria gratuita online.
Quando? Última segunda feira de cada mês. A próxima será dia 30 de julho de 2018, nas seguintes opções de horário:
das 14 h. às 14:30
das 15 h. às 15:30
ou das 16 h. às 16:30
Leia também a continuação deste artigo, que será publicado em breve.
Leia também a continuação deste artigo, que será publicado em breve.
